A automação de processos de negócios (APN) sem dúvida fez algumas mudanças sérias e positivas em todos os setores, mas o fato ainda é que também trouxe algumas desvantagens notáveis.

A maioria das organizações reconheceu o enorme potencial da implementação do APN como uma estratégia de transformação digital , aquela que as ajudará a optimizar seus fluxos de trabalho e ajudar a tornar as operações mais eficientes.

E embora isso possa parecer uma grande mudança positiva, a realidade é que nada pode ser perfeito. É por isso que vamos discutir algumas das maiores vantagens e desvantagens da automação de processos de negócios e ver os efeitos que cada uma delas tem no negócio como um todo.

Mas antes de fazer isso, devemos primeiro ter certeza de que entendemos o termo e ver o que realmente é a automação de processos de negócios.

O que é um processo de negócios?

Simplificando, um processo de negócios é qualquer atividade ou conjunto de atividades que ajudam esse negócio a atingir seu objetivo específico. Alguns dos processos de negócios mais comuns incluem (mas não estão limitados a):

• Atender pedidos de clientes;
• Aprovação de pedidos de empréstimo;
• Integração de novos funcionários;
• Processando relatórios;
• Faturamento;
• Integração do cliente;

Dito isto, fica bastante claro que realmente não há espaço para erros quando se trata de processos de negócios.

Mesmo o menor erro pode atrasar todo o processo ou até torná-lo totalmente ineficiente ou inútil no final. É por isso que muitas organizações decidiram automatizar esse processo, não apenas para torná-lo mais eficiente, mas também para minimizar e até eliminar erros potencialmente prejudiciais.

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O que é automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios é o ato de automatizar vários processos de negócios. Isso geralmente é alcançado implementando diferentes soluções de software e até robótica em alguns setores.

Assim, ao implementar uma estratégia de automação de negócios adequada, empresas e organizações ganham mais controle sobre seus processos. Isso geralmente leva a uma melhor comunicação, maior eficiência e riscos minimizados.

Além disso, a automação de processos de negócios também ajuda as empresas a economizar tempo e recursos, permitindo que funcionários de diferentes setores concentrem sua atenção em assuntos mais urgentes, em vez de tarefas (geralmente) repetitivas, tediosas e mundanas.

De acordo com as principais empresas de design de experiência do usuário , a automação de processos de negócios também leva a uma maior satisfação do cliente, pois oferece uma interação mais perfeita com as empresas.

Com tudo isso em mente, vamos agora dar uma olhada em algumas das vantagens e desvantagens mais importantes da automação de processos de negócios.

Vantagens da automação de processos de negócios

1. Maior eficiência

Como mencionado anteriormente, se feito corretamente, automatizar seus processos de negócios levará a uma maior eficiência. Simplificando, vários softwares e soluções robóticas podem ser programados para não apenas fazer as coisas mais rapidamente do que os humanos, mas também com mais precisão.

As empresas que optam por automatizar seus processos podem, portanto, esperar um aumento na produtividade geral que, na maioria das vezes, também não resulta em aumento de custos.

Logicamente falando, uma solução robótica ou de software pode funcionar facilmente 24 horas por dia, 7 dias por semana, se necessário, mas o mesmo não pode ser dito ou esperado dos funcionários.

Portanto, em vez de precisar contratar mais pessoas para melhorar a produtividade e a eficiência do seu negócio, considere automatizar seus processos de negócios.

2. Redução de erros

O fato é que todas as soluções robóticas e de software que possibilitam a automação de processos de negócios simplesmente fazem o que estão programadas. O que isso significa é que a possibilidade de erro humano é simplesmente inexistente.

Além disso, a APN também vem com uma trilha de auditoria abrangente para que empresas e organizações possam ter uma visão clara do que está sendo feito. Dessa forma, se ocorrer um erro por um motivo ou outro, fica muito mais fácil notá-lo e corrigi-lo em tempo hábil.

3. Maior agilidade

A automação de processos de negócios também deixa espaço para maior agilidade. Como a APN é simplesmente uma camada do sistema de uma empresa ou organização, é muito fácil revisar e reajustar quando e se necessário.

Com essa dose aprimorada de agilidade, as empresas podem, portanto, avaliar mais facilmente a eficácia de seus esforços de automação e fazer as alterações necessárias à medida que avançam, sem qualquer tempo de inatividade.

4. Uso mais inteligente do poder das pessoas

Outra coisa que mencionamos anteriormente é o uso do poder popular.

Ao implementar o APN em suas operações, você permitirá que todos os seus funcionários mudem sua atenção de operações repetitivas e muitas vezes desmotivadoras para tarefas mais relevantes. Dessa forma, seus funcionários podem se concentrar em terminar tarefas que agreguem mais valor ao seu trabalho e ao seu negócio em geral.

Por exemplo, em vez de ter um funcionário encarregado de enviar e-mails promocionais manualmente, você pode automatizar facilmente esse processo e fazer com que esse funcionário concentre sua atenção em tarefas mais criativas e produtivas.

Existem diferentes tipos de ferramentas de automação de negócios que lidam com eficiência com as relações com funcionários, clientes e parceiros, deixando mais tempo para a colaboração criativa.

5. Maior engajamento dos funcionários

Desnecessário dizer que um funcionário entediado não é um funcionário engajado. Quanto menos engajados seus funcionários estiverem, menos produtivos e motivados eles serão.

Naturalmente, isso não apenas terá um efeito imediato em seu desempenho geral, mas também começará a refletir no seu negócio. Ao permitir que eles mudem seu foco para tarefas mais produtivas, você melhorará significativamente o envolvimento de seus funcionários.

Um maior envolvimento levará a uma maior produtividade, que, por sua vez, levará a melhores operações de negócios em geral.

6. Maior satisfação do cliente

Como nenhuma empresa pode prosperar sem clientes, a satisfação do cliente deve ser uma de suas principais prioridades.

Os processos de negócios automatizados podem melhorar significativamente a satisfação do cliente, pois eles permitirão que seus clientes tenham interações mais rápidas, mais fáceis e simplificadas com o seu negócio.

Por exemplo, adicionar um chatbot ou assistente virtual ao seu suporte ao cliente pode fornecer aos seus clientes opções mais rápidas de solução de problemas, o que sem dúvida terá um efeito positivo na experiência (satisfação) e na sua empresa.

7. Padronização de processos

Cada negócio tem sua maneira de fazer as coisas. No entanto, por mais que as empresas tentem padronizar todos os seus processos, o fato é que nem todos os funcionários necessariamente cumprirão.

O que isso significa é que os funcionários muitas vezes podem ajustar vários processos de acordo com seus próprios gostos, o que não necessariamente traz os melhores resultados.

Felizmente, os processos automatizados sempre funcionam exatamente como programados, o que ajuda significativamente quando se trata de padronização.

8. Suporte de continuidade de negócios

Por último, mas não menos importante, a vantagem da automação de processos de negócios é o suporte à continuidade.

Com a APN, as empresas podem apoiar facilmente seus planos de continuidade de negócios (BN) com soluções robóticas e de software projetadas especificamente para assumir tarefas normalmente tratadas por serviços terceirizados , caso esses serviços não estejam mais disponíveis. Então, de certa forma, a APN pode ser visto como um gerador de backup, por assim dizer.

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Desvantagens da automação de processos de negócios

1. Incerteza no trabalho

A primeira e mais importante desvantagem da automação de processos de negócios é a incerteza no trabalho. Simplificando, devido ao fato de que alguns processos de negócios hoje em dia podem ser facilmente automatizados, o deslocamento de trabalhadores se torna uma questão séria.

Seguindo a noção que discutimos na primeira vantagem da APN, as empresas e operações não precisarão mais contratar vários trabalhadores para cuidar do crescente volume de trabalho.

E embora o APN não possa e ainda não substitua inteiramente os trabalhadores humanos, certamente está se tornando uma preocupação crescente.

2. Pode atrapalhar as melhorias nos negócios

A essa altura, deixamos bem claro que a APN pode melhorar significativamente suas operações de negócios, mas somente se for bem feito.

Se você apressar o processo de automação ou priorizar processos errados para automação, o processo pode realmente ter efeitos bastante negativos nas melhorias de seus negócios.

Quando a APN não é efetivamente documentado, gerenciado e governado, ele pode, na verdade, desacelerar suas operações em vez de ajudá-las a avançar.

Portanto, se você decidir implementar a automação em seus processos de negócios, certifique-se de saber como, quando e por onde começar.

3. Custos

Também mencionamos anteriormente que a APN pode ajudá-lo a reduzir alguns custos sérios. Mas o fato é que isso também só é verdade se você souber como implementar a automação corretamente.

Primeiro, você precisa avaliar seus processos de negócios atuais e ver se algum deles precisa ser reitimado ou reprojetado para melhor desempenho. Se você não o fizer e vá direto para automatizar processos ineficientes, só poderá enfrentar mais problemas do que soluções.

Naturalmente, isso também levará a um aumento de custos, pois nesse caso, você primeiro pagará para automatizar seus processos ineficientes, depois terá que reestruturá-los para melhor eficiência e depois passar por todo o processo de automação mais uma vez.

4. A falta de automação completa

No final, é importante observar que a APN não deve ser observado como uma estratégia ponto a ponto, mas como uma estratégia holística.

Como a APN completa ainda não é totalmente possível, você ainda precisará considerar os processos de negócios que ainda não podem ser automatizados. Portanto, fique atento a esse fato ao implementar a APN em suas operações.

Conclusão

No mundo dos negócios moderno, a APN é considerado uma das ferramentas mais poderosas que ajudam as empresas a impulsionar o crescimento e o sucesso.

No entanto, é importante observar que isso é verdade apenas quando a APN é implementado da maneira correta e somente se você entender as vantagens e desvantagens do próprio processo.

Só assim você poderá automatizar os processos de negócios para obter a máxima eficiência, mantendo a maioria das desvantagens da APN sob controle.

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