Em qualquer organização, a eficiência é fundamental para manter uma operação bem-sucedida. Para aumentar a eficiência, muitas empresas implementam técnicas de gerenciamento multifuncional. Esse tipo de gestão pode ajudar a identificar e resolver problemas com mais rapidez, melhorar a comunicação entre departamentos e promover o trabalho em equipe. Aqui estão algumas dicas sobre como implementar com sucesso o gerenciamento multifuncional em sua organização:

1. Delegar as Tarefas

Esta dica é provavelmente o básico, mas também é um dos mais difíceis de colocar em prática. É compreensível porque sua empresa é algo precioso que você vem levantando todo esse tempo. Você gostaria de ter uma abordagem prática de tudo o que está envolvido.

Garantimos que não há nada de errado em garantir que uma excelente qualidade seja entregue. No entanto, se você verificar cada pequeno detalhe em vez de fazer uso total de seu pessoal, isso se tornará muito demorado.

Como empregador, você precisa conhecer os pontos fortes e fracos de seus funcionários . Confie neles e delegue as responsabilidades a quem estiver qualificado. Isso os ajuda a ganhar mais experiência. Também lhes permite alcançar, se não refinar seus conjuntos de habilidades.

Ao delegar tarefas, você também está investindo em seus funcionários no longo prazo para que eles aprendam e exerçam experiência de liderança. Esta é uma parte vital da gestão de membros da sua associação.

2. Habilidades e Tarefas Precisam Combinar!

Há uma razão pela qual empregadores e gerentes dedicam tempo para conhecer seus funcionários. Não se trata apenas de construir um bom relacionamento no escritório, mas de maximizar a eficiência.

Por exemplo, se você tem um funcionário introvertido que se destaca na organização, eles são as melhores pessoas para dar tarefas relacionadas a rastreamento e dados. No entanto, eles podem ter dificuldade ao falar com os clientes.

Mesmo com os funcionários mais talentosos, você não pode pedir que eles sejam os melhores em tudo. Ele sacrifica a eficiência. A especialização ainda é fundamental para aproveitar ao máximo seus recursos.

Certifique-se de delegar tarefas a funcionários cujas habilidades correspondam aos requisitos da tarefa. No entanto, manter o controle de cada uma das habilidades de seu funcionário é difícil. Mas não se preocupe! Existem muitas ferramentas de software de gerenciamento de associações diferentes para ajudá-lo.

Ao usar essas ferramentas, você pode examinar facilmente os dados de seus funcionários em apenas alguns cliques. Dessa forma, você pode tomar decisões rápidas para delegação de tarefas.

3. Comunicação eficaz é fundamental

Logo no primeiro dia de treinamento, as empresas enfatizam a importância da comunicação. Isso garante que a equipe permaneça produtiva e eficiente. A tecnologia tornou os meios de comunicação mais convenientes. No entanto, isso não significa necessariamente que eles são mais eficientes.

Os e-mails podem consumir muito tempo. Outras ferramentas de redes sociais são melhores escolhas para comunicação interna. Por exemplo, algumas empresas usam Slack, Google Chat ou WhatsApp para reuniões . Alguns funcionários se reúnem em uma videochamada chamada “bloco de trabalho” para fazer as coisas mais rapidamente quando a comunicação é necessária.

Um banco de dados de gerenciamento de associação ajudará você, como funcionário, a saber com quem entrar em contato quando receber uma tarefa. Se você é um anotador, você deve saber quais departamentos entrar em contato para qual tarefa do gerente. Isso ajudará a tornar sua equipe mais produtiva.

A comunicação interna nunca será perfeita, mas é importante melhorar o sistema o máximo possível.

4. Tenha um objetivo claro

Ter um objetivo ajuda os funcionários a serem mais eficientes porque eles são capazes de criar estratégias em torno dele melhor. Sem qualquer direção, sua equipe estará em todo o lugar tentando fazer as coisas. Eles se tornam menos produtivos e você perde muito tempo precioso.

É por isso que, ao dar tarefas, os funcionários precisam ter instruções claras. Quais são suas expectativas sobre eles? Quão impactante é esta tarefa que você está dando a eles?

Metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e oportunas) são suas melhores amigas quando se trata disso. Ao atribuir tarefas, você precisa se perguntar se seu funcionário se encaixa nesses requisitos mencionados acima. Caso contrário, você pode dar a eles uma tarefa diferente ou ajustá-la para eles.

5. Dê incentivos aos seus funcionários

Os funcionários obtêm um impulso de moral e motivação quando têm uma razão para trabalhar duro. Reconheça os esforços que eles exercem para um trabalho bem feito. Sentir-se apreciado irá incentivá-los a manter sua produtividade.

Certifique-se de reconhecer suas necessidades e ações individuais se você planeja recompensá-los. Alguns podem preferir ser reconhecidos em público, enquanto outros preferem mantê-lo privado. Você também pode tentar dar a eles qualquer um destes incentivos:

Folga remunerada

Uma folga remunerada adicional pode parecer uma das coisas mais gratificantes para um funcionário. Isso os poupa de usar seu tempo de folga existente para descansar um pouco.

Uma refeição grátis

Você pode se oferecer para levar sua equipe para uma refeição ou happy hour. A folga remunerada é um grande benefício para os funcionários, pois permite que eles aproveitem o tempo que precisam sem precisar usar os dias de férias. Também garante que os funcionários possam cuidar de si mesmos e de suas famílias sem ter que se preocupar com a perda de renda.

Notas manuscritas

Todos apreciam presentes pessoais e sinceros. As notas não são exceção. Isso mostra não apenas o seu reconhecimento pelos esforços deles, mas também o tempo para agradecê-los sinceramente.

Informe o chefe

Se você for um gerente enviando um e-mail para a equipe por um trabalho bem feito, certifique-se de enviar uma cópia para seu chefe no e-mail para que eles saibam.

Conclusão

Ter um gerenciamento completo é uma façanha, mas não impossível. É preciso muito esforço para ser um bom líder e manter seus funcionários. Mas todo esse esforço vale a pena quando seus funcionários se tornam mais eficientes com suas tarefas.

Discutimos sobre, como líder, você deve aprender a delegar tarefas a seus funcionários. Você precisa conhecer seus pontos fortes e fracos para poder combinar as tarefas com seu conjunto de habilidades de acordo. Isso também significa que você precisa confiar neles para fazer um bom trabalho.

Estabelecer linhas de comunicação também é importante. Os e-mails são muito lentos hoje em dia em comparação com as mensagens instantâneas com Slack ou WhatsApp. Um método eficiente de comunicação também pode melhorar a eficiência da equipe.

Mas todos os seus esforços serão mais focados se a equipe tiver um objetivo pelo qual trabalhar. Isso lhes dará orientação tanto na tomada de decisões quanto na estratégia. Quando eles são bem-sucedidos, você precisa dar a eles o reconhecimento devido. Expressar esse reconhecimento vem de muitas formas, desde folga remunerada adicional até anotações manuscritas.

Com essas dicas, você poderá treinar sua equipe para ser eficiente. E mais importante, você será capaz de mantê-los!