Você costuma agendar compromissos? Se sim, então você sabe a importância dos e-mails de acompanhamento para compromissos. Esta postagem do blog discutirá algumas práticas recomendadas para escrever e-mails de acompanhamento após o agendamento de um compromisso. Você pode garantir que sua consulta ocorra sem problemas e não perca nenhum negócio seguindo estas dicas!

O que é um e-mail de acompanhamento?

Um e-mail de acompanhamento é um e-mail que você envia depois de já ter contactado uma pessoa. Geralmente é enviado depois de algum tempo para garantir que a pessoa ainda esteja interessada no que você tem a oferecer. Por exemplo, se você é um vendedor e entra em contacto com um cliente em potencial, convém acompanhá-lo uma semana depois para ver se ele ainda está interessado em seu produto.

É preciso estar conectado com os clientes nos agendamentos para reduzir os não comparecimento e aumentar as taxas de atendimento .

Por que acompanhar?

Um e-mail de acompanhamento mostra que você é organizado, detalhista e interessado na reunião. Ele também permite que você forneça qualquer informação adicional que possa ter surgido desde que o agendamento foi feito. Além disso, dá a você outra chance de vender a si mesmo ou ao seu produto.

Quando você deve acompanhar?

O melhor momento para acompanhar um e-mail é de um a três dias após o contato anterior. Se você não receber uma resposta até então, envie um segundo e-mail.

Você pode mencionar que queria ter certeza de que eles viram sua mensagem anterior e perguntar se há algo em que você possa ajudar.

E-mails de acompanhamento antes de compromissos são tipos de mensagens de lembrete para uma reunião em que você menciona os principais detalhes para participar.

Se o objetivo do seu e-mail for agendar uma reunião, dê a eles algumas datas e horários para escolher. Isso também inclui informações que podem ser necessárias durante o curso da consulta.

Além de acompanhamentos anteriores, você também pode enviar e-mails de acompanhamento após as reuniões ou compromissos. Nesse caso, considere adicionar as principais notas de compromisso e sua solicitação importante para os próximos compromissos.

A regra geral é sempre enviar um acompanhamento final. Você pode não esperar uma próxima reunião ou compromisso com o cliente em potencial, mas uma boa comunicação cria relações duradouras com o cliente .

Por exemplo, agradeça a eles pelo tempo dispensado e expresse seu interesse em trabalharem juntos.

Quantos e-mails de acompanhamento você deve enviar?

Esta é uma pergunta difícil de responder. Depende de muitos fatores, como o tipo de compromisso, a importância da reunião e o relacionamento entre você e a pessoa para quem você está enviando o e-mail.

Uma boa regra é enviar um e-mail de acompanhamento para cada semana que se passou desde o compromisso original. Portanto, se sua consulta foi há duas semanas, você deve enviar dois e-mails de acompanhamento.

Claro, esta é apenas uma orientação geral. Pode ser necessário ajustá-lo dependendo das circunstâncias. Se você não tiver certeza de quantos e-mails de acompanhamento enviar, mantenha-os em 2 acompanhamentos.

Como escrever e-mails de acompanhamento para compromissos?

Adicionar conteúdo

O primeiro passo é adicionar algum contexto ao seu e-mail. Você quer refrescar a memória do prospecto sobre quem você é, que empresa você representa e como vocês se conheceram. Um pouco de lisonja também nunca é demais?

Por exemplo:

• Foi ótimo conhecê-lo ontem após seu discurso na conferência da ABC.
• Como discutimos, estou na empresa XYZ e nos especializamos em (tudo o que você faz).
• Eu adoraria continuar nossa conversa sobre (o que você falou)

Mantê-lo curto e doce

Mesmo que os e-mails de acompanhamento para compromissos sejam geralmente mais curtos do que a mensagem original, não subestime sua importância. Um bom e-mail de acompanhamento não deve ter mais do que três ou quatro frases.

Uma boa regra é manter seu e-mail entre 50-200 palavras. Isso pode parecer um intervalo pequeno, mas obriga você a ser conciso e ir direto ao ponto.

Seja claro sobre o que você deseja e por que o destinatário deve se importar. Se o seu e-mail for muito longo, provavelmente o destinatário lerá apenas as primeiras linhas e seguirá em frente. Portanto, certifique-se de que sua mensagem seja concisa e direta ao ponto.

Seja claro sobre o que aconteceu durante a reunião.

Seja claro sobre o que aconteceu durante a reunião, o que foi acordado e quais são os próximos passos.

Se você teve um compromisso com alguém e tudo correu bem, certifique-se de enviar um e-mail claro resumindo o que aconteceu e reiterando quaisquer pontos importantes que foram levantados.

Isso ajudará a solidificar a reunião em ambas as mentes e garantir que todos estejam na mesma página no futuro. Além disso, vai fazer você parecer profissional e detalhista - sempre uma coisa boa! Aqui estão algumas dicas para escrever ótimos e-mails de acompanhamento após os compromissos.

Agradeça à pessoa por seu tempo

Mesmo que a reunião não tenha corrido bem, você deve sempre agradecer a outra pessoa pelo tempo dispensado. Isso é apenas boas maneiras. E pode ser útil no futuro, mesmo que as coisas não funcionem desta vez.

 Por exemplo:

Obrigado por reservar um tempo para me encontrar ontem. Eu aprecio seus insights e feedback.

Personalize

Uma das melhores maneiras de tornar um e-mail de acompanhamento eficaz é torná-lo personalizado. Isso não significa que você tenha que escrever uma mensagem longa e detalhada. Mas você deve evitar usar frases genéricas como “vamos manter contato” ou “te ligo em breve”.

Em vez disso, tente fazer referência a algo específico sobre o qual você falou durante a reunião. Pode ser um projeto futuro, uma conexão mútua ou até mesmo apenas um interesse compartilhado.

Por exemplo:

Foi óptimo conhecê-lo ontem após seu discurso na conferência da ABC. Como discutimos, estou na empresa XYZ e nos especializamos em (tudo o que você faz). Eu adoraria continuar nossa conversa sobre (o que você falou)...

Use um CTA

Nenhum contacto com o cliente deve ser deixado sem uma chamada à ação clara. Mesmo que seja um acompanhamento gentil, você ainda precisa direcionar o destinatário para alguma área. Inclua uma frase de chamariz específica para que a pessoa saiba o que você deseja que ela faça a seguir.

Diga aos destinatários exatamente o que você deseja que eles façam em seguida, seja solicitando uma reunião ou tentando obter feedback. E se você incluir informações adicionais, facilite a localização usando hiperlinks.

Tenha cuidado para evitar erros caros de CTA em sua cópia que podem arruinar suas relações com os clientes em potencial.

Termine com um agradecimento

Por último, mas não menos importante, não se esqueça de agradecer. Um e-mail de acompanhamento é outra oportunidade de construir relacionamentos e mostrar sua apreciação. Portanto, reserve um tempo para expressar sua gratidão, seja pelo tempo, feedback ou negócios.

Aqui estão algumas dicas adicionais para escrever e-mails de acompanhamento para compromissos

• Personalize o e-mail - Certifique-se de incluir o nome da pessoa no e-mail para que ela saiba que não é uma mensagem genérica.

• Mantenha-o relevante - inclua apenas informações relevantes para a conversa que você teve com a pessoa. No caso de agendamentos, deverá constar apenas os dados sobre os agendamentos ou conversas ocorridas durante o agendamento.

• Seja útil - inclua quaisquer recursos ou informações adicionais que possam ser úteis para a pessoa.

Lembrete de compromisso por e-mail para acompanhamento

1. Caro "nome",

Este é um lembrete amigável confirmando seu compromisso com X em 10/12/2022 às 10h00. Por favor, tente chegar 10 minutos antes e traga seu documento de identidade ou passaporte.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar reagendar, ligue para nosso escritório no número 253-7692-527. Caso contrário, esperamos vê-lo em 10/12/2022, 10:00. Bom dia!

Atenciosamente,

[Nome sobrenome]

2. Ei "nome",

Este é apenas um lembrete rápido para seu próximo compromisso em 20/12/20/2022 às 13h00.

Por favor, responda para confirmar este compromisso. Você pode ligar para o nosso escritório em 253-7692-527 a qualquer momento se quiser reagendar.

Vejo você em breve!

Atenciosamente,

[Nome sobrenome]

3. Caro "nome",

Estou escrevendo para acompanhar. Não tenho certeza de qual é o nosso próximo passo.

Em caso afirmativo, deixe-me saber o que faz sentido para você como o próximo passo.

Obrigado pela sua contribuição.

Atenciosamente,

[Nome, Sobrenome]

4. Prezado Cliente,

Estou escrevendo para acompanhar meu e-mail. Não tive retorno de ninguém da equipe. Se fizer sentido conversar, deixe-me saber como é o seu calendário.

Se não, quem é a pessoa apropriada para eu falar?

Obrigado pela ajuda,

Atenciosamente,

[Nome, Sobrenome]

Conclusão

Agora que você sabe como escrever e-mails de acompanhamento de compromissos , é hora de colocar suas habilidades em prática. Lembre-se de personalizar cada e-mail e garantir que o conteúdo seja relevante para o destinatário. E o mais importante, seja persistente! A persistência compensa quando se trata de vendas. Precisa de ajuda para começar? Visite o blog Diário para obter mais dicas sobre como gerenciar seu funil de agendamento de consultas.