Quando feito corretamente, o processo de agendamento de consultas pode se transformar em uma obra de arte. A forma como o agendamento é executado tem um grande impacto na lucratividade do seu negócio. O processo de agendamento em si pode parecer simples. Você apenas coloca os clientes no tempo disponível possível. Mas o agendamento eficiente é significativo para a prestação de serviços ao cliente e sua capacidade de gerenciar com eficácia os processos entre todos os clientes.

Até certo ponto, permite maximizar a produtividade de sua equipe, aumentando assim a receita. E, em outra medida, ajuda a evitar longos tempos de espera do cliente e a manter a satisfação do cliente alta. No final, ambos servem para melhorar a qualidade do seu serviço.

Mas como você administra dois interesses aparentemente conflitantes?

10 melhores práticas do processo de agendamento de consultas

1. Faça com que os clientes façam o agendamento

O tempo médio gasto no agendamento de chamadas telefônicas é de cerca de 8 minutos. Os números podem ser maiores para instituições de saúde que exigem os dados dos pacientes. Agora, multiplique esse número pelo número de consultas que você recebe em um dia. Quantas horas você está perdendo por isso?

À medida que os clientes estão se acostumando com a tecnologia, torna-se cada vez mais essencial aplicar práticas escaláveis ​​no processo de agendamento de consultas. Fornecer aos clientes um sistema amigável permite que eles autoagendem seus compromissos. Isso não apenas aumenta a satisfação do cliente, mas também ajuda a redistribuir o tempo gasto para agendar, confirmar e lembrar de compromissos pelo telefone.

As novas tecnologias permitem reduzir o tempo perdido e o dinheiro gasto com as posições do agendador e realocar os recursos com mais eficiência. De acordo com o estudo da Patientpop , cerca de 60% dos pacientes preferem agendar consultas em vez de telefonemas. Isso também é verdade para outros tipos de negócios em que os clientes podem explicar os tipos de serviços que procuram e encontrar o provedor correspondente.

O autoagendamento permite que seus clientes agendem compromissos a qualquer hora e em qualquer lugar via internet.

2. Evite reservas duplas

Agendamento duplo é quando alguém agendou mais de uma consulta para o mesmo horário. Enquanto o overbooking é quando alguém agendou muitos compromissos em um dia. Em ambos os casos, isso causa transtornos para os clientes e cria filas de espera.

Como Diógenes disse há mil anos, os humanos cometem erros. Os erros são inevitáveis ​​quando as pessoas estão lidando com o mesmo tipo de tarefas todos os dias. É difícil acertar sempre.

Mas deixar de ajustar isso pode causar falhas nas relações com o cliente no final. Imagine um consultor de negócios que foi contratado por dois clientes para o mesmo horário. Nas relações comerciais, não será aceito como educado ou profissional aguardar seus clientes ou designar a reunião para um colega consultor onde o cliente agendou para você.

Reservas duplas também acontecem com sistemas online. Quando sua página é compartilhada em vários canais, há uma chance de que ela não fique automaticamente indisponível em outros canais.

No entanto, as marcações duplas podem ser gerenciadas quando o serviço requer um tempo de espera ou relaxamento durante uma sessão. Por exemplo, no ramo de salões de beleza, os cabeleireiros podem utilizar agendamentos duplos. Eles sabem que a coloração do cabelo leva de 30 a 45 minutos para ser processada. Durante esse tempo, eles podem aceitar outros clientes, como corte de cabelo, que não se sobrepõem ao cliente anterior. Além disso, eles podem ter um especialista para cuidar de seus cabelos após a lavagem

3. Priorize os compromissos

O processo de agendamento de consultas pode parecer fácil, mas preencher os propósitos de agendamento definitivamente não é. Seja qual for o serviço que você presta, você carrega responsabilidades perante os clientes.

Conseguir muitos compromissos agendados ainda não o torna um provedor de serviços melhor. Certamente, indica o volume de interesses que os clientes têm em relação ao seu serviço, mas você ainda pode escalar isso.

Alguns serviços não exigem um exame profissional ou longas horas de reuniões. Compreender as necessidades do cliente antes dos compromissos ajuda a prestar um serviço melhor e também a manter a eficiência. Depois que o compromisso for marcado, você poderá verificar as preocupações do cliente e decidir se realmente precisa de uma reunião individual.

Alguns serviços ao cliente podem ser resolvidos em um telefonema ou em uma breve reunião online. Ter compromissos de 30 minutos agendados para trabalhos de menor demanda deterioraria seu tempo e energia. Com essa prática, a lucratividade será maximizada ao priorizar cronogramas mais complexos.

As confirmações de agendamento ajudam a detectar esses agendamentos e a reagir a tempo. Uma vez que você seja percebido como um provedor de serviços eficiente pelos clientes, sua reputação aumentará.

4. Confirme compromissos

Confirmar compromissos é outra etapa crucial para manter a eficiência no processo de agendamento de consultas. Durante o processo de marcação de consultas são enviados e-mails de confirmação de marcação de consultas, pagamento de serviço ou alteração de consultas.

Você também pode incluir detalhes de reuniões ou fazer algumas perguntas. A confirmação mostra que você está ciente e atento às necessidades e solicitações dos clientes. O envio de confirmações ajudará a melhorar o número de chegadas pontuais.

5. Envie lembretes de compromissos

Ainda há chances de perder o compromisso, mesmo após a confirmação do compromisso. No-shows ou não comparência e cancelamentos são caros para a manutenção financeira. Isso dói ainda mais quando você tem uma longa lista de espera de clientes.

Os lembretes oferecem aos clientes a capacidade de cancelar ou reagendar seus próximos compromissos. Além disso, também ajuda a equipe a estar à frente de sua programação. Pode haver certos serviços para os quais você não consegue agendamentos com tanta frequência. Nesses casos, os lembretes ajudam a equipe a se preparar.

Considere enviar mensagens de lembrete para clientes e funcionários para mantê-los no ciclo de compromissos. Lembretes automatizados são a melhor maneira de melhorar a comunicação.

6. Use a lista de espera do cliente para cancelamentos ou não comparecimentos

Com todas as ações de proteção, cancelamentos de última hora ou não comparecimento são inevitáveis. Mas com uma lista de espera de pacientes, você estará armado contra tais ocasiões. Haverá clientes que adorariam chegar mais cedo do que o horário agendado.

Para isso, você precisa ser capaz de enviar uma notificação de um slot aberto imediato. Entrar em contato manualmente com os clientes, um por um, não será a melhor prática aqui. Você pode usar um sistema ou procurar um fornecedor que possa gerenciar automaticamente a lista de espera em seu nome.

Os clientes nas listas de espera também apreciarão seu acompanhamento.

7. Utilize compromissos em grupo

Em alguns setores, os atendimentos em grupo são melhores para a qualidade de um determinado serviço e também para manter a agenda preenchida para lucratividade. Em vez de receber tipos semelhantes de solicitações de clientes em horários diferentes, você pode tentar gerenciá-los em menos compromissos.

Por exemplo, os advogados podem simplificar as reuniões de grupo para o mesmo tipo de serviço que prestam. Em vez de ter 4 consultas jurídicas individuais de 30 minutos com pequenas empresas, considere realizar uma reunião de 1 hora em que você forneça todas as informações essenciais de uma só vez e responda às perguntas dos clientes. Os clientes também ouvirão perguntas sobre as quais já pensaram.

Isto também é aplicável para consultas de nutricionistas que tenham pacientes com tipos de condições semelhantes. Com um sistema de agendamento online , você pode habilitar agendamentos em grupo e permitir que os clientes escolham durante o processo de agendamento.

8. Colete dados

Atualmente, todas as empresas usam dados para entender o comportamento do cliente e aumentar a satisfação do cliente. Depende do escopo do seu negócio e dos planos futuros de quanto você usará os dados.

A coleta de dados ajuda a entender quais tipos de consultas você recebe mais e a entender onde ocorrem os gargalos. A avaliação dos dados ajuda a interpretar as ideias por trás desses padrões e direcionar o produto para lá.

Isso requer rastreamento constante de agendamentos de consultas, relacionamento com clientes e definição de métricas válidas para avaliá-los ao longo do tempo.

9. Use um agendador de compromissos

Normalmente, em grandes empresas baseadas em agendamento, eles designam um ou dois agendadores de compromissos. Como você diria, lidar com o fluxo contínuo de clientes, listas de espera, chamadas de lembrete etc, requer tempo e energia. E o agendador tem que aprender as preferências dos funcionários, horários disponíveis, clientes e aprender a gerenciar tudo adequadamente.

Mas com uma solução de agendamento online, você pode fornecer uma experiência de agendamento impecável aos clientes e tirar o fardo do trabalho manual da prateleira. A aplicação de soluções de agendamento permite que os provedores de serviços movam os clientes do online para o presencial.

O software de reservas permite que você substitua o trabalho humano, automatizando toda a papelada feita anteriormente. O sistema funciona com o agendamento do horário do cliente e finaliza quando ele sai do seu escritório ou recebe o serviço agendado.

Isso inclui autoagendamento, confirmação de reuniões, lembretes e, em algumas plataformas, pagamentos online. Os provedores de serviços podem se beneficiar dos agendadores de compromissos para obter controle sobre o fluxo de chegada e melhorar a eficiência operacional.

Felizmente, existem muitas ferramentas inteligentes de reserva disponíveis para todos os tipos e tamanhos de empresas. O sistema de reserva de compromissos Diário fornece soluções escaláveis ​​para empresas. Por meio do calendário compartilhado, os clientes podem visualizar os horários da equipe e reservar um horário disponível. Os usuários podem se registar direitamente no site e todos os seus dados serão salvos automaticamente. Notificações e lembretes automatizados garantem que ambos os lados estejam à frente de seus calendários.

A integração com o Zoom e os meios de pagamento online ajudam a automatizar totalmente as reservas e a eficiência da equipe. Ao usar o Diário, você simplificará as reservas e aumentará a qualidade do trabalho realizado. Confira os recursos para saber mais.

10. Forneça o melhor serviço

Embora isso não esteja diretamente relacionado ao processo de agendamento de consultas, está definitivamente relacionado ao número de consultas que você receberá depois de um tempo.

No final do dia, os pacientes pagam por um serviço e esperam o melhor atendimento de você. Contanto que você atenda às suas expectativas ou as supere, você terá confiança de pacientes.

Considerações finais

Por mais organizado que seja o seu processo de agendamento de consultas, sempre haverá clientes que estão alguns minutos atrasados ​​em relação ao horário agendado ou eventos inesperados que atrasam todo o cronograma. Quer isso aconteça no início ou no final do dia, isso causará inconveniência e frustração no fluxo de trabalho.

Embora você não possa ter controle total sobre como os clientes tratam os compromissos agendados, há coisas que você pode fazer para reduzir ao mínimo os erros e garantir que o cronograma permaneça no caminho certo.