As pessoas geralmente concordam que a preparação é crucial antes de uma reunião importante. Quanto mais planejamento você fizer antes de entrar na sala, mais produtivo e eficiente você será. No entanto, é vital conhecer a essência da reunião.

Muitas pessoas consideram as reuniões uma perda de tempo porque muitas reuniões não terminam com uma resolução sólida e exigem novas sessões. Portanto, preparar-se para uma reunião de negócios pode ser uma experiência estressante.

Se você é gerente ou tem um compromisso com seus clientes, planejar com antecedência é essencial para uma reunião óptima e produtiva. Todos nós já estivemos naqueles momentos em que não temos certeza do que fazer e com a pressão crescente (o que nunca é óptimo). No entanto, planejar uma reunião não precisa ser esmagador e frustrante.

Agendar uma sessão pode ser uma atividade divertida e emocionante se você já conhece os tópicos de discussão, perguntas e possíveis argumentos. Chegar a uma reunião preparado lhe dá motivação extra e confiança para ser mais produtivo e eficiente.

Mas a questão principal é: como podemos marcar uma reunião perfeita?

Você não pode encontrar um plano de reunião perfeito, mas pode ajustar suas metas e agenda para torná-lo melhor do que outros. Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para garantir o sucesso do seu evento é criar uma lista de verificação da reunião. Ele permitirá que você veja o que precisa ser organizado e melhore o resultado do seu evento.

Usar uma lista de verificação de reunião para planejar o que você precisa fazer e quando permitirá que você se mantenha organizado e focado na tarefa. Além disso, garantirá que você não desperdice o seu valioso tempo e o de sua equipe, oferecendo soluções da maneira mais eficaz possível.

Uma lista de verificação de reunião para criar reuniões eficientes vai acelerar sua equipe para alcançar seus objetivos organizacionais. Como a lista de verificação da reunião é considerada um bilhete de ouro para uma reunião produtiva e eficiente, este artigo mostrará os fatores mais críticos na criação de um plano de reunião sólido. Continue rolando para ver do que se trata todo o burburinho…

Por que cumprir a lista de verificação é essencial?

As reuniões muitas vezes podem ser o foco principal do dia e levar outras coisas a serem deixadas de lado. Você pode usar vários métodos para agendar uma reunião, como e-mail, Slack, mensagens instantâneas etc. Essas ferramentas são outra modalidade para compartilhar informações e receber feedback.

Será simples entender por que reuniões adicionais seriam necessárias se fossem desorganizadas e ineficazes.

Para qualquer reunião, você deve considerar algumas coisas na lista de verificação da reunião para cobrir todas as suas bases de maneira eficaz e oportuna. Antes de marcar uma reunião, certifique-se de que está preparado com todos os detalhes necessários para a reunião. Você pode ter várias reuniões em um dia e, como resultado, pode perder sua energia entre elas se tentar memorizar tudo.

Portanto, antes das reuniões, prepare um plano de reunião sólido e uma lista de verificação. Mesmo recomendamos que você verifique todos os seus planos de manhã para estar pronto para tudo. Isso facilitará seu fluxo de trabalho, reduzirá o tempo gasto no planejamento de reuniões e fornecerá mais energia para ser eficaz e produtivo.

Além disso, seus clientes ou equipe ficarão satisfeitos com o plano de reunião, pois suas reuniões terão valor e pontos. Ainda assim, é possível não terminar a discussão em uma sessão, mas pelo menos ter um ponto e luz sobre o resultado gerará mais eficiência e motivação em tarefas específicas.

Aqui estão algumas definições profissionais de por que uma lista de verificação de reunião para criar reuniões eficientes é necessária:

Uma lista de verificação limpa sua mente. Você pode ter uma carga de trabalho considerável todos os dias e há muitas coisas em que pensar além de planejar uma reunião. De uma vida agitada, é difícil se manter organizado. As tarefas podem ser esmagadoras se você tentar mantê-las em sua cabeça.

Uma maneira de resolver esse problema é usar a tecnologia ao nosso redor para acompanhar as coisas. Criar uma lista de verificação detalhada e organizada permitirá que você tire tudo da sua cabeça e coloque em um pedaço de papel. A ideia por trás da lista de verificação é testar o estresse e se preparar para todos os cenários possíveis.

Antes de escrever qualquer outra coisa, passe algum tempo fazendo um brainstorming e listando itens que você acredita que possam representar um problema em potencial. Concluída esta etapa, estabeleça suas metas, agrupe tarefas e organize-as de acordo com suas necessidades e demandas.

Uma lista de verificação permite que você conheça seus contatos. A comunicação é crítica quando você configura um evento com seus clientes ou membros da equipe. Ao preparar uma lista de verificação, certifique-se de listar todos os seus contatos em algum lugar da lista. Dessa forma, você não precisa procurar as informações de seus participantes para encontrar o que vai discutir.

Em outras palavras, você não se preocupará se tiver contatado todos para finalizar os preparativos. Sua lista de verificação será armazenada em seu dispositivo e você poderá marcá-la quando concluir um item.

Uma lista de verificação ajuda seus funcionários/membros da equipe. Se você tem funcionários planejando ajudá-lo em seu evento, uma lista de verificação de reuniões deve ajudá-los imensamente. A lista de verificação permitirá que eles conheçam e entendam as tarefas importantes que precisam concluir para uma reunião eficiente.

Existem várias maneiras de envolver os membros de sua equipe ou funcionários no processo de planejamento de eventos. Por exemplo, criar uma lista de verificação de grupo ou espaço de trabalho ao qual todos tenham acesso é uma óptima opção para garantir que todos conheçam seus deveres e responsabilidades.

Você pode usar ferramentas especialmente digitais para rastrear o processo de planejamento de eventos, responder rapidamente se ocorrer algum problema e se comunicar com eles para outras tarefas.

Uma lista de verificação tornará seu evento divertido e agradável. Use uma lista de verificação para manter as coisas nos trilhos do seu evento e fique satisfeito com o conhecimento de que isso levará a um grande sucesso. Como resultado, você poderá aproveitar seu evento sem ter que se preocupar se por engano esqueceu de cuidar de algo.

Você pode ter certeza de que seu evento acontecerá sem problemas e os participantes se divertirão muito, porque o planejamento fará com que tudo funcione perfeitamente. Portanto, uma lista de verificação vale muito a pena e pode fazer você se sentir muito melhor sobre sua vida.

A Harvard Business Review publicou um ótimo recurso para criar uma lista de verificação eficiente para reuniões.

Aqui estão alguns pontos essenciais desse relatório:

• Identificou o objetivo da reunião?
• Certificou-se de que realmente precisa de uma reunião?
• Desenvolveu uma agenda preliminar?
• Selecionou os participantes certos e as funções atribuídas?
• Decidiu onde e quando realizar a reunião?
• Disponibilidade confirmada do espaço?
• Enviou o convite?
• Enviou a agenda preliminar para os principais participantes e partes interessadas?
• Enviou pré-leitura ou pedidos que requerem preparação prévia?
• Acompanhado pessoalmente com os convidados, se apropriado?
• Escolheu o processo de tomada de decisão que será usado (voto da maioria, consenso do grupo ou escolha do líder)?
• Identificou, providenciou e testou qualquer equipamento necessário?
• Finalizou a agenda e distribuiu para todos os participantes?
• Verificou-se que todos os principais participantes comparecerão e conhecerão seus papéis?
• Você se preparou (apresentações redigidas, folhetos impressos, etc.)?

Pontos mais importantes da lista de verificação da reunião antes de uma reunião

1. Identifique o objetivo da reunião

O primeiro e mais importante passo é determinar o propósito e a agenda da reunião. Você deve responder as seguintes perguntas para si mesmo:

• Por que você marcou uma reunião?
• O que você espera alcançar?
• Quem você vai convidar e como vai abordá-los?
• Quais são os principais tópicos ou preocupações?

Em resumo, se você quer tomar uma decisão, resolver um problema ou informar sua equipe/clientes sobre uma nova iniciativa, você precisa esclarecer seu propósito e suas ideias. Um bom planejamento prepara você para reuniões mais tranquilas. Explicar o plano primeiro o ajudará a fazer todo o resto com mais propósito.

2. É realmente necessário?

Muitas reuniões são inúteis. Se você deseja falar sobre isso em uma teleconferência, discutir no chat ou apenas circular um memorando. Se uma reunião não for necessária, é simplesmente uma perda de tempo. Por isso, procure evitar reuniões inúteis e demoradas se o resultado não for eficiente. A importância disso fica ainda mais evidente se os participantes da reunião não fizerem parte da mesma empresa.

Todos sabemos que as reuniões com os clientes são uma parte essencial da vida hoje. No entanto, como podem ser realizados remotamente, muitas vezes as pessoas não comparam os custos e os ganhos financeiros dos vários cenários. Pense antes de gastar despesas desnecessárias – equilibre os prós e os contras.

3. Construa uma agenda preliminar

Colabore em uma agenda! Antes de dar mais passos, você precisa ter certeza de que há um propósito específico para a reunião. Para fazer uma óptima reunião, você pode fazer isso criando uma agenda bem feita. É sempre melhor fornecer contexto ao longo do memorando e concluir com um resumo das próximas etapas. Você deve dedicar seu tempo a cada item da sua lista de verificação e decidir qual ordem faz sentido. Além disso, você precisa definir a duração exata da reunião, dependendo do tópico.

As reuniões sempre serão uma luta. Se você superestimar o quanto pode cobrir, isso nunca acontecerá e as pessoas perderão o foco. O truque é dar a si mesmo espaço para revisar, de modo que você cumpra os prazos, mas não cubra muitos tópicos sobre os quais sua equipe já falou antes. Ter uma meta a atingir o ajudará a se preparar para uma reunião de brainstorming, tomada de decisões ou compartilhamento de informações. O objetivo deve ser claro e específico.

Para colher os benefícios de uma reunião, é vital se comunicar e ser transparente sobre o que você espera. Todos na equipe precisam saber como podem contribuir para a discussão. Não se trata apenas de se tornar um "líder" ou "seguidor"; trata-se de cada pessoa conhecer seus próprios pontos fortes e ajudar uns aos outros com os deles.

4. Convide as pessoas certas

O próximo passo é decidir quem precisa estar presente para a reunião. Certifique-se de pensar cuidadosamente sobre quem você deseja incluir e não apenas pergunte a todos para que sua pesquisa não dê uma falsa representação. O tempo de todos é valioso, e não há nada mais frustrante do que assistir a uma reunião e perceber que não tem nada a ver com você ou seu trabalho.

Considere cuidadosamente quem você convida para um evento, para não incomodar seus colegas de trabalho. Esteja ciente de que nem todos são sempre livres e podem participar de qualquer função a qualquer momento.

Embora a lista de convidados seja importante, o número de pessoas pode mudar dependendo do objetivo da reunião. Identifique as pessoas que têm uma palavra significativa no resultado desta reunião. Algumas pessoas podem ter o conhecimento necessário para ajudar a tomar uma decisão e/ou essa decisão pode afetar outras pessoas.

Ao mesmo tempo, lembre-se de que você pode estar arrastando sua empresa para baixo quando pede muito tempo às pessoas. Assim, em vez de convidar todo o departamento para a reunião, convidar apenas as pessoas essenciais para se sentarem à mesa garante que sua reunião permaneça nos trilhos.

Atualizações gerais podem ser publicadas após a reunião para o departamento. Isso também aumentará a eficiência e a produtividade. As pessoas obterão as informações necessárias sobre a reunião, mesmo que não participem.

5. Atribua funções aos participantes

As reuniões podem levar longas horas para terminar e produzir um resultado. Normalmente, as pessoas fazem brainstorming e expressam suas ideias durante as sessões. Dar a seus participantes funções e responsabilidades específicas pode aumentar seu foco e comprometimento com o projeto como um todo. Por exemplo:

• Um moderador ou facilitador pode garantir que todos os lados de uma questão sejam discutidos com o melhor de seu conhecimento e compreensão, pois essa é uma excelente maneira de explorar habilidades como liderança e obter uma perspectiva imparcial.
• Uma secretária pode capturar as principais ideias e decisões durante a reunião. Registrar a discussão das principais opiniões e descobertas permite que pessoas tímidas participem, elas podem fornecer feedback por escrito posteriormente e distribuir notas de reunião entre seus colegas.
• Um cronometrista pode garantir que a reunião esteja dentro de um período de tempo dedicado e seja eficiente. Embora a tecnologia moderna permita que as pessoas acompanhem seu tempo por meio de várias ferramentas digitais, ter um cronometrista é outra maneira de envolver as pessoas na reunião de forma eficaz.
• Um colaborador pode manter a discussão animada trazendo novos pontos, tópicos de discussão importantes e perguntas frequentes para a agenda.
• Um especialista pode compartilhar informações específicas sobre determinados tópicos. Normalmente, essas pessoas compartilham informações valiosas com boas histórias. Portanto, ter um especialista em sua reunião pode manter as contribuições das pessoas focadas.

6. Escolha o local ou plataforma certo

Uma das coisas mais importantes é escolher o local da reunião. O local da reunião ajuda a definir o tom. Mas antes de definir um local para sua reunião, você deve determinar a natureza da sua reunião. Você pode escolher uma pequena sala ou uma sala de conferências, dependendo do número dos participantes. Além disso, você precisa ter certeza de como seus participantes gostariam de participar da reunião. Devido à pandemia, hoje em dia, muitas pessoas participam de suas reuniões por meio de plataformas online como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc. O período pós-pandemia permite que as pessoas organizem um regime de trabalho híbrido; como resultado, as reuniões híbridas são populares.

O que é reunião híbrida?

Reunião híbrida é uma modalidade de reunião em que uma parte dos participantes está presente em um mesmo espaço físico, como um escritório ou coworking, enquanto outros participam de forma remota. Não se trata de um conceito novo, muitas empresas que têm sedes em diferentes cidades já recorreram a essa solução

Se você decidir fazer uma reunião híbrida, certifique-se de que seu equipamento esteja pronto e permita que todos ouçam, participem ou vejam as pessoas na sala de conferência. Dessa forma, as pessoas ficarão mais interessadas em sua reunião, pois você oferece mais flexibilidade e opções desejadas.

7. Envie as informações e agenda necessárias com antecedência

Marcar uma reunião pode ser incrivelmente demorado, pois você precisa prestar atenção a todos os detalhes. Se você perder alguma notificação importante, os participantes podem perder a direção e o foco. Portanto, para evitar isso, certifique-se de que os participantes saibam o objetivo da reunião com antecedência.

Você pode enviar um convite por e-mail pessoal ou definir um convite de calendário incluindo os pontos necessários ou conversar pessoalmente com o convidado. Não se esqueça de falar sobre tempo, propósito e pontos de discussão, independentemente da maneira que você escolher. Esta etapa é necessária para evitar qualquer convite despercebido ou menor participação por falta de informação.

Com isso dito, ao criar uma agenda, você pode manter a direção em uma reunião. Além disso, fornecer aos participantes da reunião uma agenda com antecedência garantirá que eles participem ativamente da reunião. Além disso, certifique-se de comunicar o propósito de ter pessoas participando da reunião com antecedência para que ninguém perca seu tempo e tudo corra bem.

Além disso, você pode enviar qualquer material de pré-leitura um ou dois dias antes da reunião e deixar claro que os participantes revisarão as informações antes de ingressarem. Ao preparar os materiais, não se esqueça de anexar os documentos necessários e destacar as principais conclusões dos materiais de leitura para quem não teve tempo de cumprir.

Graças à era moderna da tecnologia, existem várias maneiras de automatizar esse processo usando diferentes softwares. Você pode adicionar detalhes da reunião e agenda em uma mensagem de lembrete para uma reunião para remover qualquer confusão. Faça sua pesquisa sobre o melhor software para o seu negócio e use-o com base em suas preferências. Planejar uma reunião eficiente não é um desafio se você tiver as ferramentas certas.

Pontos mais importantes da lista de verificação da reunião durante uma reunião

Nesta seção do nosso artigo, veremos o que você precisará para a reunião real; analisamos a seção de preparação da lista de verificação da reunião para criar uma reunião eficiente. Alguns dos aspectos mais importantes de qualquer reunião de equipe são encontrar uma maneira de manter os funcionários engajados para que você possa fazê-los pensar criticamente e compartilhar suas perspectivas. Isso é essencial para optimizar a carga de trabalho em um projeto.

1. Comece na hora.

Deixe uma coisa bem clara: o tempo não tem preço e todos têm o direito de decidir como gastá-lo. Depois de ter um plano de reunião sólido, comece na hora certa. Independentemente de algumas pessoas faltarem ou chegarem mais tarde, é fundamental manter o foco, pontualidade e ser pontual para cobrir todos os tópicos do início ao fim da reunião.

       2. Declare o objetivo da reunião novamente.

Alguns dos participantes podem perder os e-mails ou informações distribuídas. Ou alguns deles simplesmente não precisam verificar e ler todos os materiais de pré-leitura com antecedência. Portanto, mais uma vez, o objetivo da sua reunião precisa ser declarado claramente e você deve ser capaz de comunicar esse objetivo adequadamente à sua equipe.

     3.Comece com pontos positivos.

Iniciar a reunião com uma boa notícia aumentará o foco e a motivação das pessoas. Portanto, certifique-se de dar vibrações positivas aos seus participantes para chamar a atenção deles. Além disso, comece pela valorização dos trabalhos dos membros de sua equipe. O reforço positivo os encorajará a continuar trabalhando duro, sabendo que seus esforços não passarão despercebidos.

     4.Siga a ordem do dia.

Este é um ponto significativo. Os seus participantes já conhecem os temas e a agenda com antecedência e agendam seu dia e conhecimento de acordo. É por isso que você criou uma pauta de reunião para ficar por dentro do assunto e não fugir dos pontos essenciais. Seguir a agenda durante a reunião tornará a reunião mais eficiente e produtiva, cobrindo todos os pontos de discussão.

Discutir algo fora da pauta é possível, mas seja breve e volte ao assunto original o mais rápido possível. É importante certificar-se de seguir a agenda para não se distrair e perder pontos-chave. Não se deixe desviar por outras discussões e mantenha o foco em seus objetivos gerais para a reunião.

     5.Coloque novos tópicos em um estacionamento para a próxima reunião.

Ao longo da sessão, você verá que surgirão outros pontos que não estão na agenda. Nesse caso, certifique-se de que seu(s) anotador(es) já as tenha anotado para verificar mais tarde.

É chamada de "técnica do estacionamento" no mundo dos negócios. O objetivo é obter todas as ideias não relacionadas aos tópicos da agenda e revisitá-las assim que possível. Isso garantirá que sua próxima reunião seja eficiente e tenha pelo menos um resultado.

     6.Tome notas.

Como mencionado acima, ter um anotador em sua reunião o ajudará a capturar todas as ideias e pontos-chave durante a reunião. No entanto, se você for o iniciador da reunião, é importante ter um caderno para fazer suas próprias anotações. Como pode haver alguns pontos direcionados especialmente para você, fazer anotações da reunião permitirá que você registe as informações dos participantes em seu próprio entendimento (ou como um lembrete) e as retenha facilmente mais tarde após a reunião.

Normalmente, se houver um resultado de uma reunião, você deve distribuí-lo para sua equipe ou clientes. Suas anotações ajudarão você a reunir todos os pontos e resultados importantes e moldar o resultado final com facilidade.

     7.Destaque as decisões.

Você pode ter vários tópicos de discussão em sua agenda. Depois de concluir a discussão, depois de passar por todas elas, destaque a decisão mais uma vez para ser clara e direta.

Quanto mais explícito você for sobre o que precisa ser feito, mais acionável sua equipe encontrará as etapas que você descreveu e, portanto, poderá fazer o projeto ou a iniciativa progredir muito mais rapidamente.

     8. Atribuir tarefas e definir datas de vencimento.

Para ter um resultado eficiente, dependendo do contexto da reunião, atribua itens de ação a pessoas específicas de sua equipe com data de vencimento. Isso responsabilizará as pessoas e permitirá que os membros da equipe administrem melhor seu tempo.

Há muitos benefícios em permitir que os funcionários assumam responsabilidades específicas. Eles se sentirão mais realizados pessoalmente e poderão trabalhar mais em menos tempo. Também elimina qualquer confusão sobre quem deve fazer o quê e quando.

     9.Resuma os próximos passos e finalize com notas positivas.

Ao resumir os próximos passos, seja sucinto. Você pode fazer a lista final do resultado e decisões para tornar o processo transparente para todos seguirem. Isso elimina a necessidade de qualquer expectativa ou espera para continuar trabalhando em direção aos objetivos de sua equipe. Ao encerrar a reunião, agradeça a todos pelo tempo e participação, destacando os aspectos positivos realizados durante a reunião.

Pontos mais importantes da lista de verificação da reunião após uma reunião

O acompanhamento com sua equipe é a etapa final do processo de planejamento da reunião. Aqui estão alguns itens para lembrar de adicionar à sua lista de verificação de acompanhamento:

• Distribua notas o mais rápido possível.

Quando a reunião terminar, certifique-se de compartilhar todas as ideias e anotações com sua equipe logo após a reunião. Pode ser em qualquer formato, como e-mail, papel, mensagem de chat, etc. Isso reforçará os tópicos discutidos e os deixará claros para as próximas reuniões.

• Comunicar decisões.

Não se esqueça de comunicar as decisões às pessoas que não estão na reunião. Seria uma boa idéia certificar-se de que as pessoas ausentes estejam cientes das decisões que foram tomadas e por que elas foram tomadas. Se alguém tiver uma pergunta específica ou precisar avançar em um item de ação, você poderá entrar em mais detalhes em um e-mail separado e anexar notas da reunião.

• Acompanhe os próximos passos.

Ao se aproximar de prazos importantes, os membros de sua equipe podem exigir acompanhamento de você. Portanto, certifique-se de ficar em cima deles e perguntar como está o progresso. Dessa forma, eles poderão informá-lo quando acharem que um projeto será concluído e se alguma alteração for necessária para cumprir o prazo. É vital que você saiba que sua equipe está mantendo você atualizado. Você deve confiar neles para fornecer essas atualizações, em vez de precisar perseguir as pessoas pelas respostas.

Pensamentos finais

Revisamos a lista de verificação do plano de reunião para discussões eficientes e produtivas neste artigo. Claro, você não precisa aplicar todas essas regras quando se trata de seus próprios horários e reuniões. No entanto, lembre-se de que ter um plano sólido acelerará seu fluxo de trabalho, trará positividade, reputação e economizará seu tempo. Você pode criar sua própria lista de verificação de reunião ao longo de sua jornada à medida que ela evolui constantemente.

Além disso, não se esqueça de pedir feedback dos membros de sua equipe sobre as reuniões. Eles podem fornecer dicas e informações valiosas para o planejamento futuro.